Wichtige Aspekte bei der Dokumenterstellung

Wissenschaftliche Artikel, aber auch andere Veröffentlichungen werden oft im PDF-Format digital zugänglich gemacht. Dafür werden die Manuskripte zunächst in Autor*innenprogrammen, wie Word oder Adobe InDesign, angelegt und dann als PDF exportiert. Die PDF-Dateien sind nicht automatisch barrierefrei, es ist wichtig, dass sie ausschließlich maschinenlesbaren Text enthalten, sowie Strukturelemente in Form von Tags.

Lesbarkeit, Formulierungen und Struktur

Für eine gute Lesbarkeit empfiehlt sich im Web eine Schriftart ohne Serifen auszuwählen. Details zur Auswahl der Schriftart und -Größe könnt ihr auf netz-barrierefrei.de nachlesen. Zudem wird grundsätzlich empfohlen, Texte möglichst einfach zu formulieren und komplexe Formulierungen oder Fachjargon zu vermeiden. Gerade bei wissenschaftlichen Veröffentlichungen ist dies jedoch üblich und wird sogar erwartet. Dennoch kann es für viele Leser*innen hilfreich sein, Sätze nicht zu verschachteln und zusätzliche Materialien anzubieten, um komplexe Inhalte zugänglicher zu machen. Neben verständlichen Formulierungen ist eine logische Struktur unabdingbar.

Metadaten

Metadaten eines Dokuments enthalten wichtige Informationen wie Autorenschaft, Titel und aussagekräftige Stichwörter. Diese Daten unterstützen Suchmaschinen sowie Screenreader dabei, das Dokument leichter zu finden. Je vollständiger und detaillierter die Metadaten sind, desto effektiver können Programme und Assistenzsysteme damit arbeiten.

Hinweis: Im Programm Word können diese Informationen unter dem Reiter „Datei“ eingefügt werden. Dort klickt ihr auf der rechten Seite unter dem Miniaturbild auf den kleinen Pfeil neben „Eigenschaften“ und wählt „Erweiterte Eigenschaften“. Im sich öffnenden Dialogfenster könnt ihr dann die Details eingeben.

Strukturelemente

Für die barrierefreie Layoutgestaltung ist es wichtig, dass ihr die integrierten Funktionen und Formatvorlagen nutzt. 

In Textprogrammen wie, zum Beispiel Word sorgt die Verwendung von Strukturelementen dafür, dass textbasierte, nicht-textbasierte und interaktive Inhalte semantisch korrekt gekennzeichnet sind und damit alles maximal maschinenlesbar und mit Hilfstechnologien kompatibel ist.

Wichtige semantische Elemente sind beispielsweise: Überschriften, Textabschnitte (Absätze), Zitate, Listen, Tabellen, Inhaltsverzeichnisse, Referenzen und Fußnoten, Links, Formularfelder, Buttons, und Abbildungen.

Folgende Negativbeispiele sind nicht für eine Navigation mit Tastatur und Screenreader nicht geeignet:

• Überschriften, die rein visuell als "fett" markiert wurden und nicht mit Hilfe der Formatvorlagen gekennzeichnet wurden. 
• Absätze und insbesondere Seitumbrüche, die anstatt durch Zeilenabstandoptionen durch mehrmaliges drücken der Return-, Tab- oder Leertaste improvisiert wurden.

Die Strukturelemente dienen als zusätzliche Navigationsebene, so können beispielsweise Überschriften mit einem Screenreader per Tastatur-Bedienung gezielt angesteuert werden. Die Orientierung in einem Dokument wird durch die Kennzeichnung enorm erleichtert.

Hinweis: Beim Export in eine PDF muss gerade bei Word 2016 darauf geachtet werden, dass das Dokument als „Tagged PDF“ gespeichert wird, siehe dazu diesen Hinweis. Ansonsten sind Strukturelemente nicht als solche gekennzeichnet.

Grafische Darstellungen und Kontraste

Bei Abbildungen und Grafiken ist es wichtig, zwischen informationstragenden und dekorativen Elementen zu unterscheiden. Letztere werden für ein inhaltliches Verständnis nicht benötigt. Sie müssen als "dekorativ" gekennzeichnet werden, damit Hilfstechnologien sie ignorieren können. Anders ist es bei informationstragenden Abbildungen. Hier müssen die Inhalte durch einen Alternativtext beschrieben werden, damit sie ausgelesen werden können.

Für die Frage, ob ein Alternativtext verfasst werden sollte und was dieser enthalten sollte hilft der "alt-Entscheidungsbaum" der W3C Web Accessiblity Initiative. Falls ihr sehr viele Alternativtexte erstellen müsst oder lernen wollt, wie es geht, kann es helfen KI-Tools in Kombination mit dem Entscheidungsbaum zu verwenden.

Neben Grafiken können auch schwache Kontraste und eine zu kleine Auflösung für Schwierigkeiten sorgen. Alle informationstragenden Inhalte sollten in ausreichender Größe dargestellt werden und Kontrastanforderungen erfüllen. Dies könnt ihr zum Beispiel mit dem Colour Contrast Analyser überprüfen.

Tabellen 

Für Tabellen ist die Leserichtung wesentlich. Tabellen sollten logisch aufgebaut und nicht verschachtelt sein. Generell sind Tabellen in ihrer Komplexität für Screenreader-Nutzer*innen oft nur schwer zugänglich. Verwendet sie daher nur, wenn keine besseren Alternativen für die Darstellung der Inhalte und Zusammenhänge existieren. Vermeidet außerdem Tabellen, die nur zum Layout oder zur Ausrichtung von Inhalten genutzt werden, da diese für Screenreader ebenfalls in einem tabellarischen Kontext wiedergegeben werden und dadurch unnötig verwirrend sein können. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit Alternativtexte für Tabellen einzufügen.

Interaktive Elemente und Audio- oder Videoinhalte

Alle interaktiven Elemente, wie Links oder Formularfelder sollten aussagekräftig beschriftet sein. Diese sollten eine klare und eindeutige Information über das Ziel und den Zweck des Elements enthalten. 

Für Multimedia-Inhalte sollten Audiodeskriptionen oder Transkripte zur Verfügung stehen. Dafür stehen mittlerweile viele (teilweise kostenlose) Tools zur Verfügung. Office-Anwendungen bieten eine Diktierfunktion und Video-Plattformen wie das TIB AV-Portal oder YouTube erstellen automatisch Transkripte und Untertitel.